(Oprichtingsmemo was van VOW, 30dec91, EdWijbrands, ref 102BA002.WIS)

 

Oorsprong

Naar aanleiding van een aantal problemen bij het laden en lossen van gevaarlijke stoffen hebben een aantal verladers in Nederland uit de Petrochemie elkaar opgezocht en van hieruit is de V.O.W. ontstaan. Tijdens de eerste vergaderingen is gebleken dat de benoemde problemen eigenlijk voor alle terminals dezelfde waren. Hierdoor was er consensus onder de gesprekspartners om dit overleg te structureren.

Huidige status

De VOW is ondertussen een tactisch / operationele werkgroep met leden van verladende en vervoerende brancheorganisaties van de Commissie Transport Gevaarlijke Goederen (CTGG)., dat weer een basis vormt voor verdere bespreking van onderwerpen in de Vereniging Nederlands Petroleum Industrie werkgroep Water (de VNPI Water), de Vereniging van de Nederlandse Chemische Industrie (VNCI werkgroep Logistieke veiligheid), Commissie Natte Bulk Terminals (CNBT) van Deltalinqs, en de ADN commissies van de BLN-Schuttevaer en CBRB.
Vanuit de VOW worden regelmatig sub werkgroepen gevormd die onderwerpen uitdiepen en aan de VOW presenteren.

Tevens is er met de VOW België contact op basis van agenda en notulenuitwisseling en het  bijwonen van elkanders bijeenkomsten. 

Doel

De bezorgdheid voor veiligheid, milieu en gezondheid heeft er voor gezorgd dat de V.O.W. Nederland is opgericht met als doel periodiek bij elkaar te komen om operationele problemen te bespreken die zich op de terminals  en aan de kades/steigers voordoen en trachten deze op te lossen, echter zonder enige inmenging in de bedrijfsvoering van de leden zelf. In de laatste jaren is ook security een onderwerp geworden.

Er wordt gestreefd naar praktijkgerichte oplossingen die zowel voor de verladers als voor de vervoerders acceptabel dienen te zijn. Dit alles moet passen binnen de wettelijke kaders.

Er wordt verder naar gestreefd om de terminalregels waar mogelijk gelijk te maken en te houden, om uniformiteit voor de vervoerders te bewerkstelligen.
De doelstellingen kunnen als volgt samengevat worden:

  • Problemen en knelpunten bij het behandelen van gevaarlijke stoffen signaleren en hier praktische, binnen de wetgeving en best practices, oplossingen voor te stellen en deze gezamenlijk en zo uniform als mogelijk te implementeren.
  • Bevorderen van een heldere communicatie tussen de verladers en de vervoerders.
  • Opstellen en beheren van uniforme en werkbare terminalovereenkomsten.
  • Opstellen, beheren en uitdragen van gezamenlijke best practices respectievelijk richtlijnen.
  • Incidenten op wal-schip interface met elkaar delen en uitwerken en eventueel delen met, havenautoriteiten, overheden en via de overlegorganen van de deelnemende brancheverenigingen.
  • Uitwisselen van praktijkervaringen op het gebied van overslag van gevaarlijke stoffen om te komen tot begrip en verbetering van bestaande afspraken.
  • Uitwisseling van informatie over vragen, knelpunten en handhaving.
  • Onderwerpen die meer tijd en inhoud vergen kunnen door werkgroepen behandeld worden en van een voorstel voorzien die op de reguliere bijeenkomsten worden voorgelegd ter goedkeuring of invoering.

De  VOW kan door andere werkgroepen of instanties ondersteund worden in hun initiatieven tot operationele professionaliteit indien dit:

  • de veiligheid bevorderd,
  • het opvolgen en invoering van wetgeving duidelijker maakt
  • de algehele samenwerking, communicatie en effectiviteit verbeterd
  • zonder verstrengeling van belangen uitgevoerd wordt. 

Dont’s

  • De VOW zal alleen besluiten nemen die te maken hebben met de gezamenlijke dagelijkse werkzaamheden in de praktijk in de relatie tussen terminals en te verladen schepen.
  • De VOW zal zelf geen voorstellen indienen op aanpassingen van wet en regelgeving.
    Voorstellen tot aanpassingen van wet en regelgeving zullen altijd via de kanalen verlopen die nu ook al gebruikt worden door de VOW. Dit zijn de VNPI, VNCI, VOTOB, Deltalinqs, BLN-KSV en CBRB  als brancheverenigingen (eventueel eerst via de CTGG projectgroep binnenvaart bij een gezamenlijk belang)

Leden en deelnemers

Alle Nederlandse verladers van gevaarlijke stoffen in vloeibare bulk of vloeibaar gemaakte gassen via binnenvaarttankschepen kunnen lid worden. In de praktijk zijn het terminals en/of bedrijven welke ook lid zijn van één van de deelnemende CTGG brancheorganisaties.

Namens de Nederlandse vervoerders worden via de brancheverenigingen BLN-Schuttevaer en van het CBRB deelnemers afgevaardigd.

VOW ledenlijst

Door het succes van de VOW is het aantal leden zo groot dat geschikte vergaderlocaties moeilijker te vinden zijn.
De afspraak is om per terminal, of per bedrijf welke meerdere terminals vertegenwoordigt, één afgevaardigde te laten deelnemen die kennis heeft van de interface tussen wal en schip.

Vaste vervangers komen op de cc lijst en ontvangen wel alle documentatie en notulen.
Van de leden wordt verwacht dat zij voldoende "stem / mandaat" binnen hun organisatie hebben 
Van de deelnemende terminals wordt verwacht dat zij minimaal 2 bijeenkomsten per jaar bijwonen.

Indien de deelnemers niet aan de vorige verwachting kunnen voldoen, worden zij niet meer direct uitgenodigd voor het bijwonen van de bijeenkomsten. Zij kunnen wel lid blijven en krijgen de notulen en documentatie als CC.

Voorzitter en Secretaris

De CTGG-VOW en daarmee direct gerelateerd de CTGG-pg binnenvaart zijn beide specifiek water gerelateerde overlegorganen.

  • Voor de CTGG-VOW wordt het secretariaat permanent vanuit de binnenvaart gerelateerde branchevereniging BLN-Schuttevaer bemand.
  • De voorzitter zal wisselend vanuit één van de verladende brancheverenigingen gekozen en benoemd worden door de leden van de VOW. De rol van voorzitter wordt voor minimaal twee jaar vervuld.
  • De Voorzitter wordt op de laatste vergadering van de oneven jaren gekozen voor de komende twee jaar.
  • Een voorzitter mag zich herkiesbaar stellen.

Frequentie en tijdstip overleg

In onderling overleg met de leden en deelnemers is er besloten om 4 maal per jaar bijeen te komen. Streven is dit steeds de 1ste of 2de week van maart, juni, september en december te laten plaatsvinden. De vergadering start steeds om 9.30 u tot maximaal 13.00, inclusief werklunch. Met deze tijden kunnen de meeste deelnemers de files vermijden en voldoet ook de VOW aan spitsmijdend gedrag.

Locatie voor overleg

Drie van de vergaderingen vinden volgens afspraak plaats in het Rijnmond gebied, dit gezien het aantal leden en deelnemers vanuit deze regio.
Één x per jaar zal de vergading (juni) buiten het Rijnmondgebied plaatsvinden.

Agenda's en verslagen

De secretaris (notulant) maakt tijdig een voorstel van de agenda die duidelijk de onderwerpen omschrijven. Dit wordt via E-mail naar alle leden en deelnemers gestuurd. Via deze weg kunnen alle leden en deelnemers punten aanbrengen die op agenda geplaatst dienen te worden. Na aanpassing wordt de agenda terug onder de leden en deelnemers gedistribueerd. De Agenda en definitieve uitnodigingen worden maximaal 1,5 week voor de bijeenkomst verstuurd. Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt door de secretaris (notulant) van de VOW. Het verslag wordt ter goedkeuring aan de leden aangeboden als concept en na de aanvullingen en opmerkingen te hebben verwerkt na ca. twee weken als  definitief verslag op de website geplaatst. Tevens wordt er dan een kopie verzonden naar het secretariaat van de deelnemende brancheverenigingen, CTGG en individuele cc leden

Mededingingsregels

Alle uitwisseling van informatie tijdens VOW bijeenkomsten, mondeling, telefonisch of per email dienen conform wetgeving zoals mededingingsrecht te geschieden. In elk exemplaar van de VOW notulen zal verwezen worden naar de checklijst en richtlijn mededingingsrecht. Overtredingen zullen worden gemeld aan de deelnemende brancheverenigingen.

De leden en deelnemers dienen bij hun werkzaamheden in de werkgroep de mededingingsregels te respecteren. De voorzitter zal hierop toezien en zal, indien gewenst, de nodige training en voorlichting hieromtrent voorzien. Indien een lid of deelnemer de mededingingsregels bewust niet zou respecteren of deze Terms of Reference zou weigeren te onderschrijven, kan/kunnen de voorzitter, of bij gebreke daaraan de meerderheid van de aanwezige VOW leden, de nodige maatregelen nemen, met inbegrip van uitsluiting van een lid of deelnemer van de VOW werkgroep.

VOW Laad-Los overeenkomst

De CTGG-VOW heeft een Laad-Los Overeenkomst ontwikkeld dat bij alle aangesloten verladers gebruikt kan worden. Het gebruik is natuurlijk vrijwillig maar wordt vanuit de VOW gestimuleerd om uniformiteit onderling en naar de binnenvaart te bevorderen. Deze Laad-Los overeenkomst wordt 2 jaarlijks (of eerder indien noodzakelijk) up to date gemaakt. De afspraak is, dat de eerste drie pagina’s van de laad-los overeenkomst voor alle Terminals dezelfde inhoud heeft om als VOW leden eenduidig naar buiten te treden. De inhoud van alle andere pagina’s is vrij voor de Terminal zelf, maar het grootste gedeelte van deze inhoud is ook vrij uniform. Om te beantwoorden aan nieuwe respectievelijk gewijzigde wetgevingen kunnen ervaringen omtrent de inhoud gedeeld worden binnen de VOW.  

Op de website is een standaard VOW opgenomen als laatste besproken versie.

VOW inspecties

Binnen de VOW werkgroep is een inspectie praat formulier ontwikkeld; het doel van dit inspectie formulier:

Het doel is operationeel overleg en rondgang langs veiligheid gerelateerde onderwerpen op een schip, om begrip voor elkaar te creëren en te waarborgen.

Communicatie met de binnenvaart, als Terminal tijd nemen om open te staan voor kritiek/aanbevelingen/verbeteringen vanuit binnenvaart.

Maximaal uit te voeren inspecties per barge 1x per half jaar, te controleren door het aan boord opvragen van het laatste VOW inspectie formulier.

 Dit formulier is op de website als laatste besproken versie opgenomen.

Plaats van de VOW binnen de Nederlandse overlegorganen

gebied van vervoer van gevaarlijke stoffen via binnenwater (tankvaart).

 

De kleuren van de bollen geven de verschillende gremia aan.
De blauwe bollen geven de leden van de VOW aan.
De oranje bollen geven de gesprekspartners (deelnemers ) aan de VOW aan.

De kleuren van de CTGG-VOW en CTGG-PG-binnenvaart zijn gelijkgemaakt om aan te geven dat er een duidelijke synergie bestaat tussen de operationeel opererende brancheleden binnen de de CTGG-VOW en de tactisch, strategisch geörienteerde branchevertegenwoordigers in de CTGG-PG-binnenvaart.

Om het schema niet te druk te maken zijn de pijlen vanuit de branches naar de overlegorganen getekend en niet ook andersom.